Contoh-Contoh Macam Jenis Surat Niaga - Mengawali pagi ini, saya akan mencoba berbagi sebuah postingan yang berkenaan dengan Surat Niaga. Mendengar kata Niaga berarti tidak jauh dari kegiatan jual beli, baik jual beli barang maupun jasa. Sebelum kita ke inti dari postingan ini tentang Contoh Surat Niaga, terlebih dahulu kita review sedikit tentang pengertian dari Niaga.
Apa itu Niaga?
Niaga atau berniaga merupakan kegiatan jual beli barang maupun jasa antara penjual maupun pembeli dengan tujuan penjual mendapatkan keuntungan dan pembeli memperoleh kepuasan atas barang/jasa yang dibeli.
Apa itu Surat Niaga?
Surat Niaga ialah surat yang berhubungan dengan kegiatan perniagaan/jual beli barang maupun jasa antara pengirim (penjual) dan alamat tujuan (pembeli).
Jenis-Jenis Surat Niaga
Berdasarkan dari isi surat, Surat Niaga dapat dibagi kedalam beberapa jenis, antara lain:
1. Surat Perkenalan
Surat yang dikirimkan penjual kepada calon pembeli dengan tujuan memperkenalkan produk (barang/jasa) yang dijual. Dengan kata lain surat ini merupakan surat promosi. Format Surat Perkenalan Produk bisa Anda lihat pada postingan kami yang berjudul Contoh Surat Perkenalan Produk Perusahaan.
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat yang dikirim oleh calon pembeli kepada penjual yang berisi tentang permintaan agar penjual mengirimkan surat penawaran terhadap suatu produk. Surat ini dapat dibuat atas inisiatif sendiri atau karena sebelumnya telah melihat surat perkenalan dari penjual sehingga tertarik akan barang/jasa yang dijual. Inti dari isi surat ini ialah meminta penjelasan secara rinci terkait dengan produk yang dijual, seperti nama produk, harga, cara pembayaran, cara penyerahan/pengiriman serta hal-hala lain yang dianggap penting. Format surat permintaan penawaran dapat Anda lihat pada postingan Contoh Surat Permintaan Penawarang Barang.
3. Surat Penawaran
Surat yang dikirim oleh penjual kepada calon pembeli yang bertujuan menawarkan suatu produk. Isi pokok dari surat penawaran ialah menyampaikan secara rinci informasi tentang produk yang ditawarkan, yaitu berupa kualifikasi produk, cara pembayaran, harga dan lain-lain. Apabila surat ini merupakan jawaban dari surat Permintaan Penawaran dari pembeli, maka isinya harus mengacu pada informasi yang diminta oleh pengirim Surat Permintaan Penawaran (Calon Pembeli). Contoh Surat Penawaran Barang.
4. Surat Pesanan
Surat yang dibuat dan dikirm oleh calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta atau memesan produk yang akan dibeli. Surat ini boleh saja dibuat karena kebutuhan, ataupun karena sebelumnya sudah menerima surat penawaran dari penjual. Isi pokok yang dari surat ini ialah menyebutkan nama produk, harga produk, cara pembayaran dan lain-lain. Untuk melihat Format dari Surat Pemesanan Barang ini, silahkan kunjungi postingan Contoh Surat Pemesanan Barang.
5. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat ini dibuat dan dikirim oleh penjual sebagai bentuk jawaban atas pesanan pembeli yang berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap untuk dikirim. Disamping sebagai pemberitahuan, surat ini juga berguna agar pembeli dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang pesanan tersebut. Surat ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh. Isi dari surat ini yaitu penjelasan tentang jenis barang serta jumlahnya, alat angkut yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ke tempat pembeli. Jika diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman, asuransi dan packing list. Contoh Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang.
6. Surat Pengaduan
Surat ini dibuat dan dikirim oleh pembeli karena adanya masalah yang terjadi dengan produk yang diterimanya. Masalah ini biasanya timbul karena adanya ketidaksesuaian antara pesanan dengan barang yang diterima. Misalkan barang rusak, jumlah atau kualitas yang tidak sesuai dan lain sebagainya. Isi surat pengaduan memuat beberapa hal dibawah ini:
- Pernyataan maaf atas adanya ketidaksesuaian
- Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
- Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memenuhi kewajiban sesuai pesanan, sebelum masalah diselesaikan. Contoh Surat Pengaduan Barang.
7. Surat Jawaban Pengaduan
Apabila penjual menerima surat pengaduan harus secepatnya ditindaklanjuti dengan menjawab surat tersebut. Isi dari surat ini antara lain:
- Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi serta alasannya
- Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
- Apabila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
- Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatan.
Contoh dari surat ini bisa Anda lihat pada postingan Contoh Surat Jawaban Pengaduan Barang.
8. Surat Pengiriman Pembayaran
Surat ini hanya dibuat apabila pembayaran dilakukan tidak secara cash pada saat produk/barang diterima oleh pembeli atau dibayarkan secara langsung setelah pembeli menerima kiriman produk seperti yang dipesannya dan tidak ada masalah dengan produk tersebut, maka dia wajib melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan sebelumnya. Poin penting yang perlu dicantumkan dalam surat ini yaitu:
- Menyebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan
- Penjelasan mengenai cara pembayaran
- Lampiran bukti pembayaran
- Apabila tidak bisa membayar secara penuh kemukakan alasannya
Contoh dari surat ini bisa Anda lihat di postingan Contoh Surat Pengiriman Pembayaran Barang/Produk
9. Surat Penagihan
Surat ini dibuat dan dikirim oleh penjual kepada pembeli karena pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati sebelumnya belum juga membayar/melunasi kewajibannya atau dengan bahasa lain pembeli masih berutang kepada penjual. Isi pokok dari surat ini adalah meminta pembeli untuk segera melunasi/membayar utangnya. Hal yang perlu dicantumkan dalam surat ini ialah:
- Hubungkan dengan surat pesanan atau pengiriman barang dan faktur
- Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
- Jumlah utang yang belum dibayar
- Akhiri surat dengan penuh harapan agar pembeli segera membayarnya dalam batas waktu
Apabila melebihi 2 minggu setelah batas waktu yang diberikan belum juga dibayar, maka penjual dapat membuat surat penagihan kedua. Dan jika penagihan kedua juga tidak mendapat reaksi dari pembeli, maka dapat dilayangkan surat penagihan ketiga. Bila penagihan ketiga juga tidak mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat melayangkan penagihan keempat yang isinya disertai ancaman bahwa bila sampai batas waktu tertentu tidak juga diselesaikan, permasalahan ini akan dibawa ke pengadilan.
Contoh surat ini bisa anda baca di postingan saya yang berjudul Contoh Surat Penagihan Pembayaran Barang/Produk.
Contoh surat ini bisa anda baca di postingan saya yang berjudul Contoh Surat Penagihan Pembayaran Barang/Produk.
10. Surat Penangguhan Pembayaran
Surat ini dibuat dan dikirim oleh pembeli bisa karena inisiatifnya sendiri, atau karena adanya surat penagihan dari penjual. Isinya menyatakan sebagai berikut:
- Pernyatakan penyesalan karena adanya masalah sehingga belum dapat memenuhi kewajibannya sesuai dengan kesepakatan
- Mohonkan penjadwalan ulang dan cara pembayarannya
- Berjanji untuk segera melunasinya
Surat ini dapat Anda lihat pada postingan saya yang berjudul Contoh Surat Penangguhan Pembayaran Barang/Produk.
11. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah sebagai berikut:
- Apabila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembeli, nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya. Namun jika penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas alasannya
- Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir
Demikian Macam Contoh Surat Niaga yang bisa kami sajikan pada kesempatan ini, semoga sedikitnya bisa membantu Anda yang saat ini sedang membutuhkan referensi untuk membuat salah satu dari kesekian jenis surat niaga. Akhir kata terimakasih atas kunjungannya.
